Stappenplan subsidiekansen

Stappenplan subsidiekansen bepalen

Het is vast herkenbaar dat je een nieuw initiatief wil starten, maar op zoek is naar opstartbudget. Vaak kom je hiervoor bij een subsidie uit. Voor de ene vereniging is dit gesneden koek, maar voor de ander kan het een oerwoud aan informatie zijn waarbij het soms veel moeite kost om een aanvraag in te dienen die vervolgens wordt afgewezen. Wil jij binnenkort een subsidieaanvraag schrijven, maar weet je niet precies hoe je dit aanpakt? Wellicht kan het stappenplan je hierbij helpen!

Stap 1: Van projectidee naar projectschets
Ieder project begint klein in de vorm van een idee. Zijn de eerste gedachten over dit projectidee positief, dan is het advies om toe te werken van een projectidee naar een projectschets.

Stap 2: Regeling inventarisatie
Gebruik de gemaakte projectschets om een goed zoekprofiel aan te maken binnen het subsidieloket van de gemeente Dinkelland en gemeente Tubbergen. Vanuit deze database komen de actuele subsidiemogelijkheden naar voren. Het beoogde resultaat van deze stap is het verkrijgen van een lijst met potentiële regelingen. Sluit op dit moment geen regeling aan bij het project, dan is aan te raden om over een aantal maanden opnieuw de subsidiemogelijkheden te inventariseren. Deze inventarisaties zijn namelijk altijd momentopnames die gedurende het hele jaar kunnen wijzigen. Laat het projectplan echter nooit afhangen van een subsidie! Een subsidie is mooi meegenomen, maar moet niet leidend zijn voor het realiseren van het project.

Stap 3: Haalbaarheidsonderzoek
Vanuit de samengestelde lijst met subsidiemogelijkheden wordt gestart met het haalbaarheidsonderzoek. Uitgangspunt hierbij is de meest aansluitende subsidieregeling. Analyseer de beschikbare informatie over de subsidieregeling en laat je hierbij eventueel adviseren door medewerkers van de gemeente. Beoordeel of het project voldoet aan deze voorwaarden. Vergeet in deze fase ook niet te beoordelen of de subsidieregeling in financiële zin aansluit bij het project. Bekijk wat het maximale subsidiebedrag is. En hoe dit zich verhoudt tot de begroting van het project. Kan het gat gedekt worden met de subsidie? Dan sluit de regeling in financiële zin goed aan. Beoordeel ook of er sprake is van cofinanciering. Hoeveel moet zelf worden bijgedragen aan het project? Dit alles bepaalt de haalbaarheid van het project.

Stap 4: Stappenplan
Wanneer de projectschets is gemaakt, de regeling duidelijk is en eventuele partners zijn betrokken, is het tijd om een stappenplan te maken. Afhankelijk van de regeling en de omvang is er tot drie maanden tijd nodig voor de voorbereidingen (dit kan ook aanzienlijk korter zijn maar is afhankelijk van de regeling). Zet het tijdspad op papier. Bouw een go/no-go moment in en besteed aandacht aan eventuele bestuurlijke besluitvorming. Dien een plan ook nooit in op de laatste dag van de openstelling, altijd één à twee dagen eerder.

Stap 5: Projectplan & aanvraagformulier
Stel een projectplan op. Het projectplan kent dezelfde onderdelen als de projectschets. Bekijk vooraf ook wat wordt gevraagd in het aanvraagformulier. Geef deze onderdelen een prominente plaats in het projectplan. Maak een begroting, vaak is er een begrotingsformat vanuit de subsidieverstrekker beschikbaar.

Stap 6: Aanvraag
Dien de aanvraag in via het beschikbaar gestelde aanvraagformulier. Let op: bij sommige regelingen vindt de beoordeling plaats op basis van de volgorde van binnenkomst. Dien bij deze regelingen de aanvraag altijd zo snel mogelijk in, liefst op dag 1.

Stap 7: Borgen projectvoortgang en verantwoording
Na het ontvangen van de positieve beschikking kan het project starten. Kijk in de beschikking en de regeling hoe de verantwoording vormgegeven moet worden. Zo kan het bijvoorbeeld nodig zijn om tussenrapportages te maken. Spreek met elkaar af wie wat doet. Maak ook afspraken over hoe om te gaan met wijzigingen in het plan. Spreek af dat deze direct worden gemeld.